조직을 이해하기 위해서는 해당 조직의 시스템을 이해해야 한다. 조직은 그 자체가 하나의 시스템이며 그 안에 수많은 하부 시스템을 포함하고 있다. 하부 시스템으로 더욱 깊이 들어가면 최종적으로는 한 사람의 개인을 만나게 되며 그 개인 또한 하나의 시스템이라고 할 수 있다. 우리의 일상생활에서도 시스템이라는 용어는 흔히 사용된다.
시스템의 사전적 의미는 ‘필요한 기능을 실현하기 위하여 관련 요소를 어떤 법칙에 따라 조합한 집합체’다. 각 구성요소가 서로 일정한 관계를 가지면서 형성하는 하나의 전체로 표현할 수 있다. 조직으로 볼 때 구성요소는 조직원들이고 조직원 각자의 담당업무들에 의해 조직원 간의 관계가 형성되고 이러한 관계가 구조화되어 하나의 전체, 즉 조직을 구성하게 된다. 이러한 사전적 의미 외에도 조직의 시스템은 달성하고자 하는 목적이 있고 자원이 투입되어 결과물을 만들어내며 투입 대비 결과의 차이가 그 시스템의 효율과 경쟁력을 결정하게 된다. 또한 시장 견제체제 내에서 어떤 조직 내 모든 시스템은 경쟁자의 시스템과 경쟁하게 된다. 결국 조직의 시스템은 공통의 목적을 위해 하나 이상의 경영요소가 상호작용하여 전체를 이루면서 경쟁자보다 나은 성과를 창출해 나가는 구조 혹은 체계를 갖추어야 하고 이러한 시스템의 경쟁력을 높이기 위한 노력이 바로 경영혁신이다.
조직은 시스템으로 돌아가는 하나의 유기체 혹은 생태계와 같이 자생적으로 유지가 가능해야 한다. 그러기 위해선 특정 직무를 수행하던 사람의 자리가 갑자기 공석이 되었을 때 그 사람을 대체할 수 있는 누군가가 큰 무리없이 해당 직무를 수행할 수 있어야 한다. 대형 조직은 잉여인력을 활용할 수 있겠지만 크지 않은 조직에서는 사실상 잉여인력이 없기 때문에 관련 업무 조직원을 통한 업무수행이 가능토록 업무처리 매뉴얼을 마련해야 한다.
얼마 전 대한건축사협회 직원들의 진급 인사가 있었다. 대한건축사협회의 조직은 대형 조직도 아니지만 결코 작은 조직도 아니다. 필요한 진급 인사와 더불어 실효성 있는 업무집행을 위한 조직 개편과 각종 상황에 체계적으로 대처할 수 있도록 매뉴얼 또한 필요하다.
‘경쟁력 있는 조직과 시스템의 구축’, 사회 곳곳에서 외치고 있는 일상적인 구호로 치부하지 말고 대한건축사협회가 나아가야할 길이고 불파불립(不破不立)의 자세로 집행부를 비롯한 회원, 협회 직원 모두 진지하게 고민해야 할 주제다.