특히 활용을 위한 매뉴얼은 따로 만들지 않았으나 BIM 탬플릿은 본인이 직접 만들고, 사원에게는 탬플릿 구성을 임의로 늘리거나 지우지 못하는 등의 사무소 내부 규칙을 정하고 있다. 즉 탬플릿에 건축사사무소 자체 BIM모델 작성기준의 역할을 부여하는 것이다.
또 사무소 내의 BIM이용자들의 스킬도 다양하다. BIM은 사용하지 않아도 기존의 2차원 CAD로 실시설계 도서를 작성하는 작업을 주로 담당하는 사원도 있다.
여기서 착안한 것이 BIM 스킬별 분야의 분업체제였다. 우선 건축사가 BIM소프트웨어로 러프한 BIM모델을 작성하고 클라이언트와 미팅을 통해 대략의 디자인을 결정한다. 그 BIM모델을 다른 BIM 이용자가 법규체크 등을 실행해가면서 중간설계에서 실시설계단계까지 이르게 한다. 그리고 도면작성 단계에서는 2차원 CAD를 특기로 하는 베테랑 직원이 참가하는 등의 방식이다. 이러한 설계분업을 통해 BIM의 활용스킬이 서로 다른 사원 전원이 BIM을 통해 워크플로에 참가할 수 있게 되는 것이다.
다수의 사원이 협동하여 하나의 건물 BIM모델을 구축하기 위한 도구로 BIM소프트웨어의 ‘협업 기능’을 활용하고 있다. 서버상에 BIM모델을 두고 다수의 사원이 동시에 액세스하여 설계를 동시병행으로 진행해 갈 수 있는 기능이다.
예를 들면 BIM활용 스킬이 높은 사람은 건축물을 구성하는 주요 구성 부재를 입력하고 초보자는 모델링이 쉬운 간단한 마감 부재를 입력하는 방식이다. 또한 현재는 BIM으로 건물을 완성하기 위한 과도기적 단계이기 때문에 BIM으로 건물의 세부적인 부분까지 완전히 3D모델화하기에는 컴퓨터 하드웨어 능력 등 여러 가지 어려움이 있다. 따라서 단면 상세도 등은 2차원 CAD도면을 붙여서 표현하는 방식으로 수행하고 향후 BIM에 연관하는 여러 가지 기술 및 여건이 갖추어 졌을 때 완전한 BIM데이터를 구축하는 것을 목표로 할 수 있다.
요코마츠 건축사사무소가 BIM을 적극적으로 활용하기 시작한 내막에는 사무소에서 먼저 공부하고 적용한 요코마츠 건축사의 지도력이 큰 힘을 발휘하였다고 말할 수 있다. BIM을 조직에서 효과적으로 활용하기 위해서는 건축 프로세스의 전체적인 흐름을 꿰뚫고 있는 건축사들이 리더십을 발휘해 이끌어가는 것이 필요할 것이다.

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