협회가 변화하는 단계이지만 조금씩 발전해간다면
내년, 내후년에는 현재보다 더욱 발전된 모습을 기대할 수 있을 것이다.

 

지난해부터 대한건축사협회에 많은 변화가 생겼다. 어떤 변화가 있었을까? 입사3년차인 본인이 느낀 1년 사이의 변화에 대해 몇 가지 적어보고자 한다.

가장 큰 변화 중 하나는 서비스 개선을 위한 업무환경의 재정비였다.

한 달에 하루를 ‘정리정돈의 날’로 지정해 퇴근하기 전 주변 정리정돈 및 청소를 하기 시작하면서 책상 위에 쌓여있는 문서들은 정리가 되었고, 불필요한 물건들은 치워졌다. 사무공간이 깨끗해지면서 그 효과로 업무에 대한 집중력이 향상됐고, 업무처리 속도도 이전보다 신속해졌다.

협회의 특성상 민원인의 방문이 많은 편인데, 주변 정리정돈을 습관화함으로써 협회에 방문하는 민원인들에게 협회의 좋은 첫인상을 줄 수 있었다고 생각한다.

두 번째 변화는 업무향상 및 서비스 강화를 위한 직원 교육의 시행이다.

본인의 업무를 집중적으로 처리하다보니 타부서에서는 정확히 어떤 업무를 하는지 정확하게 알지 못하는 경우가 많은데, 직무교육 이후 다른 부서 업무 및 협회의 전반적인 업무를 이해하게 되었으며, 다른 부서 업무 중 간단한 문의사항에 대해서는 전화를 여러 번 돌리지 않고도 대신 상담이 가능해졌다.

특히 전화 상담 및 민원 응대에 대한 전화예절 교육은 전화 응대 시 적절한 멘트 사용법을 배울 수 있어서 좋았다. 민원부서에서 근무하다보니 많은 민원 상담을 하게 되는데 교육을 통해 배우게 된 전화응대에 대한 적절한 멘트 사용은 민원인들의 불만사항을 점차 줄어들게 하였다고 느끼고 있다. 앞으로도 다양한 직원 직무교육이 계속된다면 더욱 더 친절해지는 협회 이미지가 되지 않을까 생각한다.

세 번째 변화로는 업무인식의 변화이다.

예전에는 문제가 발생한 이후에 일을 처리하려는 인식이 있었지만 현재는 직무발전계획서를 제출함으로써 본인 업무의 문제점 및 해결 방법에 대한 방안을 제시할 수 있게 되었다.

본인이 제시한 직무발전계획서 중 업무에 대한 문제점을 제시한 적이 있다. 본인 업무는 감리현장에 배치 및 철수하는 상주 감리원을 관리해 중복배치를 방지하는 업무를 하고 있는데 허가관청에서 배치 및 철수 공문이 오지 않아 중복으로 배치가 되거나 관리가 되지 않는 문제점이 빈번하게 발생하고 있었다. 이러한 문제점으로 인해 민원인들이 불편하고 번거롭다는 건의를 많이 받았다. 예전에는 이러한 문제점이 있음에도 불구하고 해결할 수 있는 방법을 제시하지 못했으나 직무발전계획서를 제출하게 되면서 업무에 대한 문제점을 다시한번 고민하게 되었고 그 문제점들을 해결하기 위한 개선방향에 대해 건의도 하게 되었다. 그러다보니 점차 업무환경이 개선되고 있음을 느낄 수 있었다.

앞으로도 문제점을 해결하기 위한 방안과 효과적으로 업무를 처리할 수 있는 방법들을 제시해 간다면 협회가 더욱 더 발전해 나갈 수 있을 것이라고 생각한다.

협회가 변화하는 단계이지만 조금씩 발전해간다면 내년, 내후년에는 현재보다 더욱 발전된 모습을 기대할 수 있을 것이다.

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